Внедрение 1С Документооборот

По нашей оценке срок реализации проекта составит от 1,5 до 3х месяцев. Стоимость реализации проекта от 313 200 руб (без учета стоимости программного обеспечения).

Текущая ситуация:
На текущий момент у Заказчика имеется программа «1С:Документооборот 8 КОРП» и лицензии на 100 пользователей.

Функциональные блоки, подлежащие автоматизации:
1. Входящие и исходящие документы
• Входящие письма:
- письма от региональных и федеральных властей;
- обращения граждан;
- письма от сторонних организаций;
-коммерческое предложение
• Исходящие:
- письмо в стороннюю организацию;
- ответ на обращение граждан;
- уведомление, справка.
• Регистрация документа (регистратор);
• Автоматическое присвоение регистрационного номера и прав доступа к документу;
• Пересылка на рассмотрение (регистратор);
• Автоматическое уведомление пользователя по электронной почте при появлении новой записи на рабочем месте;
• Рассмотрение документа и принятие решения по нему (руководитель, ответственное должностное лицо);
• Создание поручения по документу(регистратор), постановка на контроль(контролер);
• Исполнение поручения (исполнитель);
• Мониторинг хода исполнения поручения(контролер);
• Оценка качества исполнения поручения, снятие с контроля(контролер);
• Списание документа в дело(регистратор).
2. Служебные записки (служебная записка, докладная записка, объяснительная, акт, справка, заключение).
3. Локальные нормативные акты (положения, регламенты, приказы, распоряжения, орд)
4. Исполнительская дисциплина
5. Экономика и финансы (заявки на оплату, утверждение финансового плана)
6. Договоры (закупки)
7. Пропускной режим (пропуск)

План-график работ:
План-график проекта отражает перечень работ, необходимых для внедрения системы.

Внедрение 1С

№ п/п	Наименование этапа	Примечание	Трудоемкость(чел.час)
Итого:			кол-во 116час,
1.	Установка ПО		.Кол-во 4час,
2.	Добавление пользователей, настройка прав пользователей	Зависит от количества пользователей, структуры (иерархии) хранения документов, видов документов	.Кол-во 16час,
3.	Добавление видов документов, их реквизитов, шаблонов печатных форм, правила заполнения	В техническом задании 20 видов документов. От 2 до 4 часов на документ. Требуется разбить на этапы.	.Кол-во 80час,
4.	Запуск системы в эксплуатацию, оперативная поддержка работы	Совместное тестирование, обучение и демонстрация	.Кол-во 16час,
5.	Создание шаблонов комплексных процессов и процессов с маршрутизированием	По мере возникновения потребностей	.Кол-во 0час,
6.	Оценка качества исполнения	потребуется доработка с отдельным ТЗ	.Кол-во 0час,

Стоимость и сроки:
В предварительном план-графике проекта предоставлены трудозатраты для расчета стоимости работ. Расчет стоимости будет производиться по исходя из ставки: 2 700 руб./чел.час.

Работы производятся на условиях предоплаты по каждому этапу в размере 50% от оценочной стоимости работ.

Москва, 2020

Заполните форму ниже, и мы подготовим коммерческое предложение специально под вашу ситуацию.

По нашей предварительной оценке общая стоимость проекта, включая стоимость программы "1С:Документооборот 8 КОРП", клиентскую лицензию на 20р.м и лицензию на сервер, составит от 659 400 рублей до 883 400 рублей.
Из них:
стоимость программ – 351 400 рублей
стоимость работ - от 308 000 рублей до 532 000 рублей

Текущая ситуация:
Организация предоставляет физическим и юридическим лицам услуги по реставрации и проведению научной экспертизы памятников истории и культуры, проведению научно-исследовательских работ (физико-химические и рентгенографические исследования), а также курсы повышения квалификации творческих работников.
В настоящее время в организации – сложная разветвленная структура, включающая в себя, помимо реставрационных мастерских, отделы физико-химических исследований, научной экспертизы, архив, фототеку. При Центре созданы 3 филиала.

Текущее состояние системы документооборота на момент написания предложения:
В качестве системы документооборота сейчас используются программные продукты «Делопроизводство 3.0» с файловым хранилищем базы данных и Excel.

Ключевые процессы электронного документооборота построены следующим образом:
Документы печатаются на бумажном носителе, далее физически (в папках) отправляются на согласование нужному сотруднику. Весь процесс от создания документа до согласования контролируется секретариатом (3 человека) одновременно в двух программах: «Делопроизводство 3.0» (в одной базе) и Excel (в 2-х файлах). Секретариат вручную изменяет реквизиты согласования документов в этих программах.
Ручной ввод и человеческий фактор создают угрозу получения неактуальной информации, затрагивающий внутренний документооборот. Так как документы передаются на бумажном носителе, к ним могут получить несанкционированный доступ другие сотрудники, или документы могут вовсе затеряться на любом этапе согласования.
Старая программа «Делопроизводство 3.0» ограничена в функциональности и может быть использована только как база данных для хранения документов, информации о документах и их реквизитах, которые проставляются вручную. В ней нет возможности осуществлять процесс согласования документов электронно, в том числе по эл. почте, и отслеживать статусы документов в режиме онлайн.
Было установлено, что старую программу нельзя доработать до требуемой функциональности в области электронного согласования и оперативного отслеживания статусов документов.
Предлагаемая нами программа на платформе 1С сделает доступным чтение, ознакомление, согласование документов через электронные каналы, а не через бумажные папки и бумажные документы. Использование 1С сократит время на согласование документов и позволит отслеживать их статусы онлайн с любого компьютера, на котором будет установлена программа. Исключена утрата документов, доступ к документам лиц, не участвующих в процессе согласования. В программу встроена возможность определять текущие задачи исполнителей и просроченные задачи. 1С также позволяет дорабатывать функционал программы под нужды компании, в отличие от имеющейся «Делопроизводство 3.0».
"1С:Документооборот 8 КОРП" позволит поддерживать исполнительскую дисциплину внутри сложной разветвленной структуры компании.

Цели проекта:
• Обеспечить совместный доступ к данным документов.
• Применение электронной почты сотрудников для прохождения бизнес-процессов по документам.
• Объединение сотрудников: секретариата, начальников отделов, руководства, бухгалтерию и др. в единую информационную систему
• Централизованное хранение данных о документах и взаимодействии с ними.
• Получение актуальной и подробной информации о документах организации и исполнительской дисциплины.
• Автоматизация бизнес-процессов Заказчика в части Документооборота.
• Разграничение прав доступа пользователей к документам

Выбор типового решения:
В качестве базового типового решения для реализации данного проекта, по нашему мнению, лучше всего подходит конфигурация "1С:Документооборот 8 КОРП". Стоимость программы на момент написания предложения составляет - 187 000р.

Клиентские лицензии закупаются в зависимости от числа пользователей, одновременную работу которых необходимо обеспечить. На каждое рабочее место требуется клиентская лицензия 1С. Для начала работы достаточно лицензий на 5 рабочих мест. В дальнейшем потребуется докупить еще 15 лицензий. Мы рекомендуем приобрести комплект лицензий на 20 рабочих мест, так как это выгоднее.

Примеры стоимости комплектов лицензий:

Наименование лицензии	Правообладатель	Срок действия	Кол-во	Стоимость руб (НДС не облагается)
1С:Предприятие 8.ПРОФ. Клиентская лицензия на 1 рабочее место. Электронная поставка	ЗАО «1С»	бессрочная	.Кол-во 1	6 300
1С:Предприятие 8.ПРОФ. Клиентская лицензия на 5 рабочих мест. Электронная поставка	ЗАО «1С»	бессрочная	.Кол-во 1	21 600
1С:Предприятие 8.ПРОФ. Клиентская лицензия на 10 рабочих мест. Электронная поставка	ЗАО «1С»	бессрочная	.Кол-во 1	41 400
1С:Предприятие 8.ПРОФ. Клиентская лицензия на 20 рабочих мест. Электронная поставка	ЗАО «1С»	бессрочная	.Кол-во 1	78 000

Для нормального функционирования системы требуется сервер 1С и SQL.
В качестве SQL-сервера рекомендуется использовать продукт MS SQL Server не ниже версии 2008R2. На первом этапе для тестирования будет установлен бесплатный продукт postgres. Если будет недостаточно мощности, потребуется приобрести MS SQL Server.
Для функционирования 1С- сервера требуется наличие лицензии на запуск 1С-сервера. На момент написания предложения – стоимость лицензии составляет: 1С:Предприятие 8.3 ПРОФ. Лицензия на сервер (x86-64). Электронная поставка - 86 400р.

Список этапов работ:
Список этапов отражает перечень работ, необходимых для внедрения системы. Данный список этапов является предположительным, состав работ каждого из этапов в частности и всего проекта в целом может быть изменен.
Список этапов

Этап	Наименование этапа	Трудоемкость (чел/час)
Итого:		кол-во 110-190шт,
1	Установка программного обеспечения: 1С сервер, сервер баз данных. Установка клиентской части на рабочих компьютерах. Установка демо базы «1С документооборот» и тестовой базы	Кол-во 6
2	Совместно с руководителем секретариата, составление списка видов входящих, исходящих и внутренних документов. Определение сотрудников, работающих с документами. Определение бизнес-процессов (последовательность задач сотрудникам по работе с документом). По результатам составление тех. Задания	Кол-во 24
3	В тестовой БД создание модельных примеров повторяющих выполнение текущих задач	Кол-во 40-80
4	Если типового функционала не хватает, то составить список необходимых доработок	Кол-во ~
5	Установка рабочей базы, настройка, добавление пользователей, заполнение начальных данных, настройка прав, ввод в работу нескольких видов документов и бизнес-процессов по ним, обучение и консультации пользователей	Кол-во 40-80
6	Поэтапное добавление оставшихся видов документов, консультации	Кол-во ~

Стоимость и сроки:
В предварительном списке этапов проекта предоставлена предварительная оценка трудозатрат для расчета стоимости работ. Расчет стоимости будет производиться исходя из ставки: 2 800 руб./чел.час.

Мы предлагаем два варианта организации работ:
• Проектная схема работы
На этапе инициализации проекта фиксируются рамки проекта, сроки и стоимость.
• Работы по фактически потраченному времени и техническим заданиям
Заказчик оплачивает фактически потраченное время сотрудников исполнителя либо время, предварительно согласованное на решение небольших задач.

Такой подход позволяет более гибко использовать ресурсы Исполнителя и Заказчика, изменять требования и состав работ в ходе внедрения, дает возможность привлекать собственные ресурсы организации для решения отдельных задач и сокращения затрат на внедрение.

Базовое типовое решение и необходимые лицензии приобретаются на условиях 100% предоплаты. Мы рекомендуем приобрести следующий пакет лицензий:

Наименование лицензии	Правообладатель	Срок действия	Кол-во	Стоимость руб (НДС не облагается)
Итого:				кол-во 351 400руб
1С:Документооборот 8 КОРП. Электронная поставка	ЗАО «1С»	бессрочная	.Кол-во 1	187 000
1С:Предприятие 8.3 ПРОФ. Лицензия на сервер (x86-64). Электронная поставка	ЗАО «1С»	бессрочная	.Кол-во 1	86 400
1С:Предприятие 8.ПРОФ. Клиентская лицензия на 20 рабочих мест. Электронная поставка	ЗАО «1С»	бессрочная	.Кол-во 1	78 000

Проектная команда
Для успешного решения поставленной задачи предлагаем следующую проектную команду:
• Руководитель проекта
• Аналитик-консультант
• Разработчик
Вопрос проектной команды открыт к обсуждению.

Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество!

Москва, 2019

Заполните форму ниже, и мы подготовим коммерческое предложение специально под вашу ситуацию.